ในช่วงที่องค์กรเผชิญกับความเปลี่ยนแปลงต่างๆ จากสถานการณ์ปัจจุบัน พนักงานต้องปรับตัวรับกระบวนการทำงานรูปแบบใหม่ และเปิดใจเรียนรู้ในโลกยุคใหม่ซึ่งพนักงานทุกคนในทุกแผนกต้องสื่อสารกันให้ทั่วถึง ข้อมูลจาก ภก.คงเกียรติ ฉัตรหิรัญทรัพย์ประธานกรรมการบริหาร บริษัท บียอนด์ เทรนนิ่งจำกัด (Beyond Training) ผู้นำด้านการฝึกอบรมพัฒนาคนในองค์กรชั้นนำของไทย เผยถึงผลสำรวจของ GMAC Corporate Recruiters Survey พบว่ามากกว่า 81% ของผู้นำองค์กรมองว่าทักษะด้านการสื่อสาร รวมไปถึงการสร้างมนุษยสัมพันธ์ว่ามีความสำคัญต่อการพัฒนาธุรกิจยุคใหม่มากกว่าทักษะอื่นๆ และยังมีการสำรวจไปยังผู้จัดหางานหรือฝ่ายทรัพยากรบุคคล โดยพบว่า จำนวน 57% ได้ให้ความเห็นไปในทิศทางเดียวกันว่า ทักษะด้านมนุษยสัมพันธ์ จะเกิดความต้องการในตลาดเพิ่มขึ้นภายในอีก 5 ปีข้างหน้า

ทั้งนี้ ปัญหาการสื่อสารส่งผลกระทบอย่างมาก ทำให้บุคลากรในองค์กร ขาดโอกาสเจอความสัมพันธ์ที่ดีในการทำงาน เลื่อนตำแหน่งยาก เพราะเมื่อขาดทักษะการสื่อสาร แนวทางการบริหารคนก็เกิดปัญหาขึ้นตามมาด้วย ซึ่งจะส่งผลให้เกิดกระบวนการทำงานที่ช้าลง ประสานงานกับทีมอื่นติดขัด จนผลสุดท้ายกลายเป็นความไม่เข้าใจตัวตนของผู้อื่นเกิดอคติ ส่งผลต่อการทำงานเป็นทีม ทั้งนี้ Beyond Training ซึ่งเป็นหนึ่งในองค์กรด้านการฝึกอบรมพนักงานที่ทำธุรกิจให้เติบโต 2 เท่าสวนวิกฤตเศรษฐกิจในปัจจุบัน ดังนั้น ความสำคัญของการสื่อสารที่ดีในองค์กรจะช่วยให้กระบวนการทำงานเป็นไปอย่างราบรื่น

โดยมี 5 เทคนิคการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ จากหลักสูตร Effective & Cross Functional Collaboration ของ Beyond Training ที่สอนให้พนักงานในองค์กรยุคใหม่ได้นำไปปรับใช้กัน โดยมีขั้นตอนดังนี้

1.) Preparation การเตรียมตัวดีมีชัยไปกว่าครึ่ง ซึ่งให้ความสำคัญของการเตรียมวัตถุประสงค์หลักเมื่อจบการสนทนา “ผลลัพธ์ที่อยากได้คือสิ่งใด” และเรากำลังสื่อสารอยู่กับ “คนประเภทไหน” แล้วเขามีระดับความรู้ ความเข้าใจ ของเนื้อหาที่สนทนา “อยู่ในระดับใด” จะส่งผลให้การสื่อสารบรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้

2.) Build Rapport การสร้างบรรยากาศสนทนา ในที่นี้หมายถึงการหามุมพูดคุยเรื่องเดียวกัน ชื่นชอบเหมือนกัน คุยเรื่องที่คู่สนทนาสนใจ “ไม่ใช่เราสนใจ” เท่านั้นขณะเดียวกันก็กล่าวชื่นชมและให้เกียรติคู่สนทนาเสมอ เป็นนักตั้งคำถาม ผู้ฟังที่ดี และเข้าใจความต่างของคนแต่ละประเภท (style) โดยรู้จักใช้ภาษาที่เหมาะสม ทั้ง วัจนภาษา (การสื่อสารในระบบคำและประโยค โดยผ่านการฟัง พูด อ่าน เขียน โดยจะมีคำเป็นตัวสื่อความหมาย) และ อวัจนภาษา (การสื่อสารโดยไม่ใช้ถ้อยคำ ทั้งที่เป็นภาษาพูดและภาษาเขียนเป็นภาษาที่มนุษย์ใช้สื่อสารกันโดยใช้อากัปกิริยา ท่าทาง น้ำเสียง สายตาหรือใช้วัตถุ การใช้สัญญาณ และสิ่งแวดล้อมต่างๆ หรือแสดงออกทางด้านอื่นที่สามารถรับรู้กันได้ สามารถแปลความหมายได้และทำความเข้าใจต่อกันได้)

3.) Magic Word การสื่อสารให้เข้าใจง่าย พึงระลึกไว้เสมอว่า “ทุกคำพูด เป็นตัวกระตุ้นความคิด อารมณ์ และ ความรู้สึก ของผู้ฟัง”ดังนั้น จงระมัดระวังการใช้คำแต่ละคำให้ถูกให้ควรรู้จักเปลี่ยนคำพูดที่มีความหมายเชิงลบ ให้คำพูดที่ทำให้ผู้ฟังรู้สึกดีมีพลังบวก ควรจะเลือกคำพูดตามบริบทความต่างของช่วงวัย (Generation Gap) ก็เป็นอีกหนึ่งเคล็ดลับที่ต้องใส่ใจ

4.) Active Listening การเป็นผู้ฟังที่ดีต้องรู้จัก “ฟังให้จบ ครบ 100% ฟังแบบไม่ตัดสินและคิดไปเอง” Follow Up Question: รู้จักตั้งคำถามต่อยอดจากคำตอบของคู่สนทนา Paraphrasing : รู้จักทวนคำ ทบทวนประโยค ในความเข้าใจของคุณเสมอเพื่อป้องกันการสื่อสารที่คลาดเคลื่อน

5.) Recap Conversation การสรุปสิ่งที่สื่อสาร การสรุปผลลัพธ์ที่ได้จากการพูดคุยกันเป็นเรื่องที่ดี สำคัญพอๆ กับการนัดหมายให้ กลับมาพบกันอีกครั้ง กำหนดช่วงเวลาใดเวลาหนึ่ง และต้องส่งอะไรให้กันและกันบ้าง เพื่อความเข้าใจที่ไปในแนวทางเดียวกัน ที่สำคัญต้องรู้จักให้คะแนนตนเอง Rate 1-10 การประสานงานครั้งนี้ให้คะแนนตนเองเท่าไหร่ อะไรที่ทำได้ดี และสิ่งใดที่ต้องปรับปรุง เพื่อนำกลับไปใช้ปรับปรุงและพัฒนาให้ดียิ่งๆ ขึ้นในโอกาสต่อไป

ทั้งนี้ 5 เทคนิคของขั้นตอนสื่อสารให้มีประสิทธิภาพ จะช่วยเสริมสร้างความเข้าใจ รวมถึงเกิดความสัมพันธ์ที่ดีกับเพื่อนร่วมงานภายในและระหว่างแผนกด้วย ไม่ว่าจะเป็นการสร้างความเป็นมิตรกับเพื่อนร่วมงาน เปลี่ยนคนแปลกหน้าให้เป็นคนรู้ใจ ทำให้เพิ่มความรวดเร็วในการประสานงาน สร้างความไว้เนื้อเชื่อใจและสิ่งที่สำคัญที่สุดคือ สามารถช่วยลดการโต้แย้งที่เกิดขึ้นจากการทำงานได้เป็นอย่างดี 5 เทคนิคดังกล่าวแสดงให้เห็นถึงพลังของการสื่อสาร (Power Of Communication) ที่สามารถพาองค์กรประสบความสำเร็จได้ท่ามกลางสภาวะวิกฤตที่เกิดขึ้น ทั้งในด้านกระบวนการทำงานและความสัมพันธ์ของคนในองค์กร ฉะนั้น ถึงเวลาแล้วที่หลายองค์กรจะต้องตื่นตัวหันมาให้ความสำคัญกับทักษะการสื่อสารเพิ่มมากขึ้นหรือหากต้องการหาหลักสูตรฝึกอบรมที่มีมาตรฐานรองรับ ทางบียอนด์ เทรนนิ่ง(Beyond Training) จึงเป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับองค์กรทั้งภาครัฐและเอกชนในปี 2023 นี้ ข้อมูลเพิ่มเติมที่ www.Beyondtraining.in.th

สำหรับช่วงต้นปีนี้ ศ.นพ.สุรเดช หงส์อิง เลขาธิการ กองทุนโรคมะเร็งในเด็กในพระอุปถัมภ์พระเจ้าวรวงศ์เธอ พระองค์เจ้าโสมสวลี กรมหมื่นสุทธนารีนาถ ขอเชิญชวนผู้ใจบุญร่วมช่วยผู้ป่วยโรคมะเร็งในเด็กที่ยากไร้ทั่วประเทศ โดยสามารถร่วมบริจาคได้ที่บัญชี “กองทุนโรคมะเร็งในเด็กในพระอุปถัมภ์ฯ” SCB สาขาอ่อนนุช เลขที่บัญชี 133-2-08742-3 โทร.02-7183800 ต่อ 123 ใบเสร็จนำไปลดหย่อนภาษีได้ รายละเอียดที่ http://www.thaichildrencancerfund.org/