เบื่อไหมกับการที่รอเซ็นเอกสาร ไม่ว่าจะเป็นเรื่องเล็กหรือเรื่องใหญ่ จะต้องรอหัวหน้าหรือผู้บริหารเข้าออฟฟิศ จนงานต่าง ๆ ล่าช้าไปหมด วันนี้เราเลยจะมาแนะนำบริการระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ พร้อมบอกข้อดีที่จะทำให้หลายคนอุทานว่า รู้อย่างนี้ ใช้บริการระบบนี้ไปตั้งนานแล้ว งานจะได้รวดเร็ว ไม่ต้องมารอเจ้านายอนุมัติเป็นวัน 

บริการระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์คืออะไร 

บริการระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ เป็นบริการที่ช่วยให้การอนุมัติเอกสารมีความรวดเร็วมากยิ่งขึ้น และเป็นการอนุมัติผ่านระบบ ไม่ต้องรอให้ผู้ที่มีอำนาจเข้าออฟฟิศ และที่สำคัญคือ สามารถสรุปผลการดำเนินงานได้ผ่านระบบ ลดปริมาณการใช้กระดาษ และเพิ่มความรวดเร็วในการบริหารงาน 

ข้อดีของบริการระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์

สำหรับข้อดีของการใช้ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ มีดังต่อไปนี้ 

1. ไม่ต้องใช้กระดาษ 

เป็นการสนับสนุนการทำงานแบบไร้กระดาษ หรือ Paperless ซึ่งเป็นการประหยัดทรัพยากรธรรมชาติ ไม่ต้องพิมพ์เอกสารหลายแผ่น ที่สำคัญยังช่วยลดค่าใช้จ่ายในการซื้อกระดาษ หมึกพิมพ์ รวมถึงค่าไฟในการพิมพ์เอกสารอีกด้วย ยิ่งมีเอกสารที่ต้องขออนุมัติเยอะมากเท่าไร ก็ยิ่งเปลืองกระดาษมากเท่านั้น นอกจากนี้ หากว่ามีการแก้ไขเอกสารก็ไม่ต้องพิมพ์ใหม่ แค่เพียงแก้ไขในระบบและส่งให้เซ็นอนุมัติใหม่เท่านั้น

2. รวดเร็ว 

ไม่ต้องรอผู้ที่มีอำนาจเข้ามาเซ็นเอกสาร โดยเฉพาะคนที่นาน ๆ เข้าออฟฟิศ หรือเอกสารที่ต้องผ่านการอนุมัติจากบุคคลหลายฝ่าย ซึ่งกว่าจะสามารถเซ็นอนุมัติได้ครบทุกคน ก็อาจจะทำให้งานต่าง ๆ ล่าช้า หรือว่าเสียหายได้ 

นอกจากงานจะช้าแล้ว ยังต้องใช้ทรัพยากรบุคคลในการเดินเอกสารอีกด้วย แต่หากว่าใช้บริการระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ ก็ไม่จำเป็นต้องใช้คนเดินจดหมายเวียนอีกต่อไป เพราะว่าจดหมายอนุมัติจะเข้าไปที่ระบบและส่งตรงไปยังผู้ที่มีอำนาจเซ็นทันที 

3. ไม่ต้องเข้าออฟฟิศก็เซ็นเอกสารได้ 

เคยหรือไม่ที่ต้องเดินทางหลายชั่วโมงเพื่อเซ็นเอกสารเพียงอย่างเดียว หากว่าเราใช้บริการระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ เราก็ไม่จำเป็นต้องเข้าออฟฟิศมาเซ็นเอกสารอีกต่อไป ต่อให้เราทำงานต่างประเทศ หรืออยู่ที่ไหนก็ตามในโลก ขอเพียงแค่เรามีอินเทอร์เน็ตที่เชื่อมต่อกับระบบได้ เราก็สามารถเซ็นเอกสารได้ทุกที่ทุกเวลา 

4. เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

เมื่อสามารถเซ็นอนุมัติได้อย่างรวดเร็ว งานต่าง ๆ ก็จะคืบหน้าไปได้โดยที่ไม่สะดุด หรือว่าหยุดชะงัก โดยเฉพาะงานที่เร่งด่วน 

รู้ข้อดีของบริการระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์แล้ว รีบเปลี่ยนมาใช้ เพราะไม่ใช่แค่ไม่ต้องเสียเงินค่ากระดาษและค่าพิมพ์ แต่ยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ช่วยให้โครงการต่าง ๆ สามารถเดินหน้าได้อย่างรวดเร็ว ไม่ต้องรออีกต่อไป