ใครมีญาติ มีเพื่อน หรือคนรู้จักไปใช้ชีวิตหรือทำงานอยู่ต่างแดน การคิดถึงและอยากส่งของจากบ้านเราไปให้ถึงมือพวกเขาถือเป็นเรื่องปกติ แต่พอถึงขั้นตอนการส่งไปรษณีย์ไปต่างประเทศ จริงๆ มันกลับมีรายละเอียดจุกจิกที่หลายคนมองข้ามไป จนทำให้พัสดุถึงช้า ถูกตีกลับ หรือหนักกว่านั้นคือถูกยึดก็มี ดังนั้น ก่อนจะห่อกล่องปิดเทปให้แน่น เรามี 5 เรื่องสำคัญที่อยากให้รู้ไว้ก่อน เพื่อให้การ ส่งไปรษณีย์ไปต่างประเทศ เป็นไปอย่างราบรื่นและถึงมือผู้รับอย่างปลอดภัยที่สุด

1. กฎ "ของต้องห้าม" ไม่ได้มีแค่ยาเสพติดและอาวุธ

คนส่วนใหญ่มักรู้ว่าสิ่งของผิดกฎหมายร้ายแรงอย่างยาเสพติดหรืออาวุธห้ามส่งไปรษณีย์ไปต่างประเทศอยู่แล้ว แต่สิ่งที่ทำให้พัสดุมีปัญหาบ่อยที่สุดกลับเป็น "ของใช้ทั่วไป" ที่แต่ละประเทศมีกฎระเบียบศุลกากรแตกต่างกันอย่างมาก ลองคิดดูว่าประเทศที่คุณจะส่งไปนั้นเข้มงวดแค่ไหนกับอาหาร ยา เครื่องสำอาง หรือแม้แต่เสื้อผ้าบางชนิด

เราต้องเข้าใจว่ากฎของประเทศปลายทางสำคัญกว่ากฎบ้านเราหลายเท่า บางประเทศห้ามนำเข้าอาหารที่มีส่วนผสมของเนื้อสัตว์ นม หรือไข่โดยเด็ดขาด ต่อให้เป็นขนมซองเล็กๆ ก็ตาม  ดังนั้น ก่อนจะแพ็กของ ต้องใช้เวลาสักหน่อยในการเช็กกฎหมายศุลกากรของประเทศปลายทางให้ชัวร์ก่อน อย่าคิดว่าของที่ใช้ในชีวิตประจำวันจะส่งได้เสมอไป

2. น้ำหนักและขนาดไม่ได้ถูกคิดจากตาชั่งเสมอไป

เวลาจะส่งไปรษณีย์ไปต่างประเทศ น้ำหนักที่เราชั่งได้บนตาชั่งอาจไม่ใช่ตัวเลขสุดท้ายที่ต้องจ่ายเสมอไป สิ่งที่เรียกว่า "น้ำหนักตามปริมาตร" (Volumetric Weight) เป็นสิ่งที่คนส่งของมือใหม่มักจะแปลกใจ

ลองนึกถึงพัสดุที่มีขนาดใหญ่แต่น้ำหนักเบา เช่น หมอน หรือตุ๊กตาตัวใหญ่ๆ บริษัทขนส่งจะนำขนาดของกล่อง (กว้าง x ยาว x สูง) มาคำนวณเป็นน้ำหนักตามปริมาตรด้วย ถ้าตัวเลขนี้มากกว่าน้ำหนักจริง พวกเขาจะคิดค่าส่งจากน้ำหนักที่มากกว่าแทน นี่เป็นมุมมองที่เราต้องปรับตัวให้เข้ากับวิธีการขนส่งระหว่างประเทศ คือถ้าจะประหยัดค่าใช้จ่าย การเลือกกล่องที่มีขนาดพอดีกับสิ่งของจึงเป็นเรื่องสำคัญมาก

3. การกรอกใบศุลกากร (Customs Declaration) คือหัวใจสำคัญ

เอกสารศุลกากรเปรียบเสมือน "บัตรผ่าน" ของพัสดุที่จะบอกให้เจ้าหน้าที่ปลายทางรู้ว่าในกล่องมีอะไรบ้าง และนี่คือจุดที่คนทำผิดพลาดมากที่สุด บางคนเขียนคำบรรยายของสินค้าแบบกว้างๆ เช่น "ของใช้ส่วนตัว" หรือ "ของขวัญ" ซึ่งเป็นวิธีที่เสี่ยงมาก

การเขียนที่ไม่ละเอียดอาจทำให้เจ้าหน้าที่ศุลกากรสงสัยและเปิดตรวจ หรือร้ายกว่านั้นคือถูกกักไว้เพื่อขอข้อมูลเพิ่มเติม เราต้องเขียนคำบรรยายสินค้าให้ชัดเจนและเป็นจริงที่สุด เช่น แทนที่จะเขียนว่า "อาหาร" ควรเขียนว่า "น้ำพริกกระป๋อง 2 กระป๋อง" และระบุ "มูลค่า" ของสิ่งของตามความเป็นจริงด้วย การทำตามขั้นตอนนี้อย่างเคร่งครัดจะช่วยให้การส่งไปรษณีย์ไปต่างประเทศผ่านฉลุย ลดความล่าช้าไปได้เยอะ

4. เลือกวิธีส่งไปรษณีย์ไปต่างประเทศให้เหมาะกับ "ความเร่งด่วน" และ "มูลค่า"

บริการขนส่งระหว่างประเทศมีหลายระดับ ตั้งแต่แบบประหยัดที่ใช้เวลานานไปจนถึงแบบด่วนพิเศษที่ราคาแพง แต่ถึงเร็วทันใจ เราต้องพิจารณาว่าของที่เราส่งคืออะไร และต้องการให้ถึงเร็วแค่ไหน

5. ที่อยู่และเบอร์โทรศัพท์ ต้องครบถ้วนและอัปเดตเสมอ

ดูเหมือนเป็นเรื่องพื้นฐานที่สุด แต่ความผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ ในการเขียนที่อยู่ก็ทำให้การส่งไปรษณีย์ไปต่างประเทศล้มเหลวได้ การเขียนที่อยู่ต้องเป็นไปตามรูปแบบที่ประเทศปลายทางใช้ ไม่ใช่แค่แปลเป็นภาษาอังกฤษแล้วจบ และอย่าลืมใส่ "รหัสไปรษณีย์" (Zip Code/Post Code) ให้ถูกต้อง เพราะระบบคัดแยกพัสดุส่วนใหญ่ใช้รหัสนี้เป็นตัวนำทางหลัก

จะเห็นว่าการส่งไปรษณีย์ไปต่างประเทศไม่ใช่แค่การบรรจุของลงกล่องและจ่ายเงินค่าส่งเท่านั้น แต่คือการใส่ใจในรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ ตั้งแต่การตรวจสอบกฎหมายศุลกากร การคำนวณน้ำหนักให้ถูกต้อง การกรอกเอกสารที่ชัดเจน การเลือกบริการที่เหมาะสม ไปจนถึงการเขียนที่อยู่และเบอร์โทรศัพท์ที่ไม่ผิดพลาด