‘ยูเดซี่ คอลเลคชั่น’แนะ 8 ข้อก่อนสั่งผลิต‘ของที่ระลึก’เพื่อภาพลักษณ์องค์กรในเทศกาลปีใหม่ 2570

ช่วงไตรมาสสุดท้ายของปี องค์กรจำนวนมากเริ่มเตรียมของที่ระลึกและของพรีเมี่ยมสำหรับเทศกาลปีใหม่ ทั้งของขวัญมอบลูกค้าและคู่ค้า ของแจกในงานเลี้ยงขอบคุณลูกค้า และของสำหรับงานสิ้นปีของพนักงาน บรรยากาศการใช้จ่ายช่วงปีใหม่ยังคึกคักต่อเนื่อง โดยผลสำรวจของศูนย์พยากรณ์เศรษฐกิจและธุรกิจ มหาวิทยาลัยหอการค้าไทย ประเมินว่าเทศกาลปีใหม่ 2569 ที่ผ่านมามีเงินสะพัด 111,609 ล้านบาท เพิ่มขึ้น 2.1% และสูงที่สุดในรอบ 6 ปี

ของที่ระลึกปีใหม่ต่างจากของขวัญทั่วไปตรงที่มีชื่อและโลโก้ขององค์กรติดไปด้วย ผู้รับจึงไม่ได้จำแค่ว่าได้ของอะไร แต่จำด้วยว่า “ใครให้” ของที่ประณีต ใช้ได้จริง และมาถึงตรงเวลา ช่วยสร้างความประทับใจต่อแบรนด์ได้ตลอดทั้งปี ในทางกลับกัน ของที่สีโลโก้เพี้ยน ใช้งานไม่ได้ หรือมาไม่ทันงาน ก็ทำให้ภาพลักษณ์ที่ตั้งใจสร้างเสียไปตั้งแต่วันแรกของปี

ยูเดซี่ คอลเลคชั่น (Udesi Collection) ผู้ผลิตของพรีเมี่ยมและของที่ระลึกสำหรับองค์กร จึงรวบรวม 8 ข้อที่ควรรู้ก่อนสั่งผลิตของที่ระลึกช่วงปีใหม่ 2570 เพื่อให้ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายการตลาด และฝ่ายบุคคล วางแผนได้ครบตั้งแต่เรื่องเวลา งบประมาณ การออกแบบ ไปจนถึงการส่งมอบถึงมือผู้รับ

1.นับถอยหลังจากวันที่ต้องมอบของ ไม่ใช่วันที่เริ่มคุยกับโรงงาน

ปัญหาที่พบบ่อยที่สุดในช่วงปลายปีคือของมาไม่ทันงาน เพราะคำสั่งผลิตจากหลายองค์กรเข้ามาพร้อมกัน ขณะที่ปฏิทินมีวันหยุดหลายช่วง วันสิ้นปี 31 ธันวาคม 2569 ตรงกับวันพฤหัสบดี และวันขึ้นปีใหม่ 1 มกราคม 2570 ตรงกับวันศุกร์ หลายองค์กรจึงหยุดยาวต่อเนื่องถึงวันอาทิตย์ที่ 3 มกราคม ซึ่งกระทบทั้งการผลิตและการขนส่ง

วิธีที่ปลอดภัยคือเริ่มจากวันที่ต้องใช้ของจริง เช่น วันงานเลี้ยงขอบคุณลูกค้าหรือวันที่ต้องส่งกระเช้าให้คู่ค้า แล้วนับย้อนกลับมาทีละช่วง ได้แก่ เวลาขนส่ง เวลาผลิต เวลาทำและอนุมัติชิ้นตัวอย่าง และเวลาอนุมัติภายในองค์กรเอง ซึ่งมักเป็นช่วงที่ใช้เวลานานเกินกว่าที่คาดไว้ โดยเฉพาะเมื่อต้องผ่านผู้บริหารหลายคน จากนั้นเผื่อเวลาสำรองอีกอย่างน้อย 1 สัปดาห์

ควรถามผู้ผลิตให้ชัดด้วยว่า “ผลิต 15 วัน” นับจากวันไหน ส่วนใหญ่จะเริ่มนับหลังยืนยันแบบและชำระมัดจำแล้ว และบางรายนับเป็นวันทำการซึ่งไม่รวมวันหยุด ชุดของพรีเมี่ยมบางชุดต้องใช้สินค้าหรือวัสดุประกอบการผลิตบางส่วนที่ต้องนำเข้า ถ้าแผนการแจกของต่อเนื่องไปถึงช่วงตรุษจีนต้นเดือนกุมภาพันธ์ 2570 ควรถามเรื่องระยะเวลาการผลิตตั้งแต่ต้น

2.เลือกของที่ผู้รับได้ใช้จริงตลอดปี 2570

ของที่ระลึกที่ช่วยภาพลักษณ์องค์กรได้มากที่สุด คือของที่ผู้รับหยิบมาใช้บ่อย เพราะทุกครั้งที่ใช้ โลโก้ขององค์กรก็ปรากฏต่อสายตาผู้รับและคนรอบข้างอีกครั้ง ของที่สวยแต่ใช้ไม่ได้มักถูกเก็บเข้าลิ้นชักหลังเทศกาลจบ

ก่อนเลือกสินค้า ควรเริ่มจากคำถามว่าผู้รับเป็นใครและหน้าที่การงานทำอะไร ผู้บริหารของบริษัทคู่ค้าอาจเหมาะกับสมุดปกหนังหรือปากกาที่ใช้ในห้องประชุม พนักงานที่ทำงานนอกสถานที่อาจได้ใช้ร่มหรือกระเป๋าผ้ามากกว่า ส่วนของที่คนทำงานส่วนใหญ่ใช้ทุกวัน เช่น แก้วเก็บความเย็น ก็มักได้รับความนิยมเป็นของขวัญปีใหม่

อีกจุดที่ควรคิดคือความเหมาะสมกับภาพลักษณ์ของแบรนด์ องค์กรที่สื่อสารเรื่องความยั่งยืน ควรเลือกวัสดุที่ใช้ซ้ำได้และทนทาน ไม่ใช่ของที่ใช้ครั้งเดียวทิ้ง ส่วนองค์กรที่ต้องการภาพลักษณ์พรีเมี่ยม ควรให้ความสำคัญกับคุณภาพวัสดุและงานใส่โลโก้มากกว่าจำนวนชิ้น

3.หากผู้รับเป็นหน่วยงานราชการ ตั้งงบต่อชิ้นให้สอดคล้องกับนโยบายของผู้รับ

งบของที่ระลึกปีใหม่ไม่ได้มีแค่ราคาต่อชิ้น ยังมีเรื่องทางบัญชีและข้อจำกัดฝั่งผู้รับที่เป็นหน่วยงานราชการที่ควรรู้ก่อนกำหนดงบ

ในด้านภาษี ตามกฎกระทรวง ฉบับที่ 143 ค่าสิ่งของที่มอบให้ผู้รับในการรับรองจะนับเป็นค่ารับรองที่นำไปหักเป็นรายจ่ายได้ไม่เกินคนละ 2,000 บาทในแต่ละคราว และค่ารับรองทั้งปีรวมกันหักได้ไม่เกินร้อยละ 0.3 ของรายได้หรือยอดขาย องค์กรที่วางงบต่อชิ้นสูงกว่านั้นจึงควรปรึกษาฝ่ายบัญชีก่อน

ในด้านผู้รับ หากผู้รับเป็นเจ้าหน้าที่ของรัฐ ระเบียบคณะกรรมการ ป.ป.ช. กำหนดให้รับของขวัญตามปกติประเพณีนิยมได้ไม่เกิน 3,000 บาทต่อผู้ให้แต่ละรายในแต่ละโอกาส และหลายหน่วยงานรัฐรวมถึงบริษัทเอกชนจำนวนมากประกาศนโยบายงดรับของขวัญ (No Gift Policy) ช่วงเทศกาล จึงควรตรวจสอบนโยบายของผู้รับก่อน เพื่อไม่ให้ของที่ตั้งใจมอบด้วยความปรารถนาดีกลายเป็นภาระของผู้รับ

เมื่อได้กรอบงบแล้ว ควรขอใบเสนอราคาหลายระดับจำนวน เช่น 100, 300 และ 500 ชิ้น เพราะงานใส่โลโก้มีต้นทุนเตรียมการที่เกิดครั้งเดียว เช่น ค่าทำบล็อกสกรีนหรือแม่พิมพ์ ตัวอย่างสมมติ ถ้าค่าบล็อกสกรีนอยู่ที่ 1,500 บาท การสั่ง 100 ชิ้นจะมีต้นทุนส่วนนี้ 15 บาทต่อชิ้น แต่ถ้าสั่ง 500 ชิ้นจะเหลือเพียง 3 บาทต่อชิ้น ใบเสนอราคาที่ดีควรแยกรายการให้เห็นชัด และควรถามด้วยว่าถ้าต้องสั่งเพิ่มภายหลัง จะใช้บล็อกหรือแม่พิมพ์เดิมได้หรือไม่

4.ตรวจสอบผู้ผลิตและเอกสารทางบัญชีก่อนโอนมัดจำ

ช่วงปลายปีเป็นช่วงที่มีผู้ขายหน้าใหม่เข้ามาในตลาดจำนวนมาก ก่อนโอนมัดจำ ผู้ซื้อตรวจสอบได้เองฟรีที่ระบบ DBD DataWarehouse+ ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า (datawarehouse.dbd.go.th) โดยค้นจากชื่อบริษัทหรือเลขทะเบียนนิติบุคคล 13 หลัก สถานะของบริษัทที่ควรทำธุรกรรมด้วยคือ “ยังดำเนินกิจการอยู่” เท่านั้น และบัญชีธนาคารที่รับเงินควรเป็นชื่อเดียวกับบริษัทที่ออกใบเสนอราคา ไม่ใช่ชื่อบุคคล

สำหรับองค์กรที่ต้องนำค่าใช้จ่ายไปลงบัญชีหรือขอคืนภาษีซื้อ ควรถามตั้งแต่ขั้นขอใบเสนอราคาว่าผู้ผลิตออกใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปได้หรือไม่ เพราะมีเพียงผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มเท่านั้นที่ออกได้ ซึ่งตรวจสอบได้จากระบบค้นหาผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มบนเว็บไซต์กรมสรรพากร (rd.go.th) ควรถามด้วยว่าราคารวมภาษีมูลค่าเพิ่มแล้วหรือยัง และส่งชื่อบริษัท ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และสถานะสำนักงานใหญ่หรือสาขาให้ผู้ผลิตเป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อไม่ให้ต้องแก้เอกสารภายหลังในช่วงที่ฝ่ายบัญชีกำลังปิดงบสิ้นปี

5.เตรียมไฟล์โลโก้ให้พร้อม และเลือกวิธีใส่โลโก้ให้เหมาะกับวัสดุ

โลโก้คือหัวใจของของที่ระลึกองค์กร ถ้าแบรนด์มีรหัสสีที่ต้องตรง ควรแนบรหัสสี เช่น รหัส Pantone และไฟล์โลโก้ต้นฉบับแบบเวกเตอร์ (ไฟล์ .ai .pdf หรือ .svg) ไปตั้งแต่แรก ไฟล์ภาพที่ดึงจากเว็บไซต์หรือโซเชียลมีเดียมักมีความละเอียดไม่พอสำหรับงานพิมพ์ ทำให้ขอบโลโก้แตกหรือเบลอ

วิธีใส่โลโก้แต่ละแบบเหมาะกับวัสดุต่างกัน และให้ความรู้สึกต่างกัน

+ ซิลค์สกรีน เหมาะกับผ้า กระดาษ และพื้นผิวเรียบ ให้สีสด ต้นทุนต่อชิ้นต่ำเมื่อสั่งจำนวนมาก แต่โลโก้หลายสีต้องทำบล็อกแยกทีละสี

+ DTF Transfer เหมาะกับงานหนังหรือผ้าที่ต้องการพิมพ์หลายสี เช่น สมุดปกหนัง เสื้อยืด

+ พิมพ์ดิจิทัลหรือพิมพ์ UV เหมาะกับโลโก้หลายสี ลายไล่เฉด หรือภาพถ่าย

+ ยิงเลเซอร์ เหมาะกับโลหะ ไม้ และหนัง ไม่หลุดลอก ดูเรียบหรู แต่ได้สีเดียวตามเนื้อวัสดุ

+ ปั๊มนูน ปั๊มจม หรือปั๊มฟอยล์ เหมาะกับหนัง ปกสมุด และกล่อง ให้ความรู้สึกพรีเมี่ยม

+ ปักลาย เหมาะกับเสื้อ หมวก และกระเป๋าผ้า ทนการซักได้ดี แต่รายละเอียดที่เล็กมากอาจไม่คมชัด

ควรให้ผู้ผลิตระบุวิธีใส่โลโก้ในใบเสนอราคา และถามตรงๆ ว่าทนการล้าง การถู และการใช้งานประจำวันได้แค่ไหน ของที่ใช้ทุกวันอย่างแก้วน้ำหรือกระเป๋าผ้า ควรให้ความสำคัญกับความทนทานเป็นพิเศษ เพราะโลโก้ที่ลอกหลังใช้ไม่กี่ครั้งย่อมไม่ช่วยภาพลักษณ์ขององค์กร

6.ออกแบบให้ดูเป็น “ของขวัญ” ไม่ใช่ “ของแจกโฆษณา”

ความต่างระหว่างของขวัญที่ผู้รับอยากเก็บไว้ใช้ กับของแจกที่ถูกวางทิ้งไว้ในลิ้นชัก หลายครั้งอยู่ที่การวางโลโก้ ของที่มีโลโก้ขนาดใหญ่เต็มพื้นที่มักให้ความรู้สึกเหมือนสื่อโฆษณา ผู้รับจึงไม่อยากพกออกไปใช้ในที่สาธารณะ ขณะที่ของที่ใส่โลโก้ขนาดพอดี ในตำแหน่งที่ไม่รบกวนการใช้งาน เช่น มุมล่างของกระเป๋า ด้านข้างของแก้ว หรือมุมปกสมุด ให้ความรู้สึกประณีตและมักถูกหยิบมาใช้บ่อยกว่า เมื่อของถูกใช้บ่อย แบรนด์ก็ปรากฏต่อสายตาผู้คนบ่อยตามไปด้วย

สำหรับเทศกาลปีใหม่ องค์กรเพิ่มความพิเศษได้โดยไม่ต้องเปลี่ยนตัวสินค้า เช่น ใส่ข้อความอวยพรปีใหม่ 2570 สั้นๆ คู่กับโลโก้ ใช้สีประจำแบรนด์เป็นสีหลักของชิ้นงาน หรือทำเป็นรุ่นพิเศษประจำปีที่ผู้รับเก็บสะสมได้ ทั้งนี้ควรยึดคู่มืออัตลักษณ์องค์กร (CI) เป็นหลัก ทั้งสี ตัวอักษร และระยะห่างรอบโลโก้ เพื่อให้ของทุกชิ้นสื่อภาพลักษณ์ไปในทิศทางเดียวกับสื่ออื่นๆ ขององค์กร

ก่อนผลิตทั้งล็อต ควรขอดูชิ้นตัวอย่างใส่โลโก้จริง เพราะสีบนหน้าจอกับสีที่พิมพ์ลงบนผ้า พลาสติก หรือโลหะมักไม่เหมือนกัน และขนาดโลโก้ที่ดูพอดีในภาพจำลองอาจเล็กหรือใหญ่เกินไปบนของจริง ควรตรวจสีโลโก้เทียบกับคู่มือแบรนด์ ความคมชัดของตัวอักษรขนาดเล็ก และตำแหน่งโลโก้ แล้วอนุมัติเป็นลายลักษณ์อักษร ทั้งนี้ ก่อนผลิตจริง ยูเดซี่ คอลเลคชั่น จะทำงานตัวอย่าง (Demo) ให้ลูกค้าตรวจความเรียบร้อย 1 ชุด เพื่อยืนยันความถูกต้องและให้เข้าใจตรงกันก่อนเดินการผลิต

7.ให้ความสำคัญกับบรรจุภัณฑ์และการ์ดอวยพรปีใหม่

บรรจุภัณฑ์คือสิ่งแรกที่ผู้รับเห็น และเป็นจังหวะแรกที่ผู้รับเริ่มรู้สึกถึงความตั้งใจขององค์กรผู้ให้ ของชิ้นเดียวกัน ถ้าใส่ถุงพลาสติกธรรมดากับใส่กล่องที่ออกแบบเข้ากับแบรนด์ ให้ความรู้สึกต่างกันมาก กล่องที่ดีไม่จำเป็นต้องแพง กล่องกระดาษพิมพ์โลโก้ สายคาดหรือสติกเกอร์สีประจำแบรนด์ และวัสดุรองในกล่องที่จัดวางของให้เป็นระเบียบ ก็ช่วยยกระดับของขวัญได้ชัดเจน

การ์ดอวยพรปีใหม่เป็นอีกส่วนที่ใช้งบไม่มากแต่สร้างความประทับใจได้สูง ข้อความขอบคุณที่ลงนามโดยผู้บริหาร หรือการระบุชื่อผู้รับบนการ์ด ทำให้ของขวัญรู้สึกว่าเตรียมมาเพื่อผู้รับคนนั้นโดยเฉพาะ ไม่ใช่ของที่แจกเหมือนกันทุกคน สำหรับลูกค้าหรือคู่ค้าคนสำคัญ อาจเพิ่มการใส่ชื่อผู้รับลงบนตัวสินค้า เช่น ยิงเลเซอร์ชื่อบนปากกาหรือปกสมุด ซึ่งช่วยให้ของชิ้นนั้นมีความหมายและถูกเก็บไว้ใช้นานขึ้น

ควรขอดูตัวอย่างบรรจุภัณฑ์ไปพร้อมกับตัวสินค้า ตรวจว่ากล่องแข็งแรงและกันกระแทกได้พอสำหรับการขนส่ง และถามผู้ผลิตว่าบรรจุของพร้อมการ์ดให้ได้หรือไม่ เพื่อลดภาระของทีมงานในช่วงปลายปีที่มีงานล้นมือ

8.วางแผนการส่งมอบให้ถึงมือผู้รับอย่างประทับใจ

ของที่ระลึกจะช่วยภาพลักษณ์ได้เต็มที่ก็ต่อเมื่อไปถึงมือผู้รับในจังหวะที่เหมาะสม ควรจัดทำรายชื่อผู้รับให้เรียบร้อยตั้งแต่ต้น พร้อมชื่อ ตำแหน่ง ที่อยู่จัดส่ง และวิธีมอบ ว่าจะให้ผู้บริหารหรือฝ่ายขายนำไปมอบด้วยตัวเอง หรือส่งผ่านบริษัทขนส่ง การมอบด้วยตัวเองให้ความรู้สึกใส่ใจกว่าและเป็นโอกาสได้พบปะผู้รับ ส่วนการส่งพัสดุควรให้ถึงก่อนวันหยุดยาวปีใหม่ เพราะหลายสำนักงานปิดทำการ และพัสดุที่ส่งไปช่วงวันหยุดอาจไม่มีผู้รับหรือตกค้าง

ควรสั่งของเผื่อไว้จำนวนหนึ่ง สำหรับรายชื่อที่เพิ่มเข้ามาภายหลัง ผู้ที่แวะมาเยี่ยมช่วงต้นปี หรือของที่ชำรุดระหว่างขนส่ง เพราะการสั่งเพิ่มทีละไม่กี่ชิ้นในภายหลังมักมีต้นทุนต่อชิ้นสูงกว่า และอาจผลิตไม่ทันในช่วงที่โรงงานมีคิวแน่น

เมื่อของมาถึงจากผู้ผลิต ควรตรวจนับและสุ่มตรวจคุณภาพเทียบกับชิ้นตัวอย่างที่อนุมัติไว้ก่อนแจกจ่าย และแจ้งผู้ผลิตทันทีหากพบปัญหา อย่ารอจนใกล้วันงาน เพราะของที่มีตำหนิเพียงชิ้นเดียวที่หลุดไปถึงมือลูกค้าคนสำคัญ ก็อาจทำให้ความตั้งใจของของทั้งล็อตลดลงได้

ของที่ระลึกปีใหม่ที่ดี เริ่มจากการวางแผนที่ดี

ของที่ระลึกปีใหม่เป็นหนึ่งในไม่กี่โอกาสในรอบปีที่องค์กรได้ส่งความปรารถนาดีถึงลูกค้า คู่ค้า และพนักงานโดยตรง การใช้เวลาเพิ่มอีกเล็กน้อยกับ 8 ข้อข้างต้น ช่วยให้ฝ่ายจัดซื้อเปรียบเทียบผู้ผลิตแต่ละรายด้วยเกณฑ์เดียวกัน ไม่ต้องตัดสินจากราคาต่อชิ้นเพียงอย่างเดียว และช่วยให้ของที่มอบออกไปสะท้อนความตั้งใจขององค์กรได้อย่างแท้จริง

จากประสบการณ์ของทีมงาน ยูเดซี่ คอลเลคชั่น การผลิตของพรีเมี่ยมและของที่ระลึกให้องค์กร “ลูกค้าที่งานออกมาราบรื่น มักเป็นลูกค้าที่ถามละเอียดตั้งแต่ต้น โดยเฉพาะเรื่องวันส่งของและชิ้นตัวอย่าง เราสนับสนุนให้ลูกค้าตรวจชิ้นตัวอย่างจริงก่อนผลิตทุกครั้ง และระบุวันส่งมอบให้ชัดในเอกสาร เพราะของพรีเมี่ยมที่ดีไม่ได้วัดกันที่ราคาต่อชิ้นอย่างเดียว แต่ต้องมาถึงตรงเวลา ถูกต้องตามแบบ และทำให้แบรนด์ของลูกค้าดูดีในสายตาผู้รับ”