ปัจจุบันบริษัทขนาดเล็กและสตาร์ทอัพหลายแห่ง เริ่มหันมาบริการสำนักงานเสมือน กันมากขึ้น เพราะช่วยลดขั้นตอนและความยุ่งยากในหลายๆ ด้าน ตัวอย่างเช่น Found Serviced Office ที่ตั้งอยู่ใจกลางเมือง ก็ทำให้การเดินทางสะดวกคล่องตัวมากยิ่งขึ้น แต่หากคุณต้องการจัดห้องประชุมของตัวเองให้ดูมืออาชีพ พร้อมสร้างบรรยากาศที่สามารถกระตุ้นความคิด มาลองดู7 ไอเดียที่เรานำมาฝากกัน

1. ปรับแต่งได้อย่างยืดหยุ่น

การจัดห้องประชุม อย่างเช่น ห้องประชุมให้เช่า สามารถทำได้หลายรูปแบบ ตั้งแต่การระดมสมองในกลุ่มเล็กๆ ไปจนถึงการประชุมทีมขนาดใหญ่ที่ต้องใช้พื้นที่มาก แต่คุณสามารถทำให้ห้องประชุมใช้งานได้ยืดหยุ่นมากขึ้น ด้วยการเลือกเฟอร์นิเจอร์ที่เคลื่อนย้าย และจัดเรียงได้อย่างอิสระ เพื่อปรับรูปแบบให้เหมาะกับการประชุมนั้นๆ เช่น

• รูปแบบ Boardroom คือการจัดโต๊ะไว้ตรงกลาง และล้อมรอบด้วยเก้าอี้ เหมาะสำหรับการประชุมที่ต้องการให้ทุกคนมีส่วนร่วม 

• รูปแบบ U-shape จัดที่นั่งเป็นรูปตัว U หันไปทางด้านหน้า ซึ่งอาจจะมีหน้าจอ หรือโพเดียม ตั้งอยู่ เหมาะสำหรับการนำเสนอผลงาน หรือประชุมออนไลน์ 

• รูปแบบ Classroom จัดที่นั่งเหมือนห้องเรียน โดยให้ทุกคนหันไปทางเดียวกัน เหมาะสำหรับการบรรยาย สัมมนา หรือการประชุมที่มีผู้เข้าร่วมจำนวนมาก

• รูปแบบ Flexible เหมาะสำหรับการสนทนา หรือการแลกเปลี่ยนไอเดีย ในกลุ่มขนาดเล็ก อาจจะใช้โซฟา หรือเก้าอี้ Bean Bag แทน เพื่อให้บรรยากาศผ่อนคลายมากขึ้น

2. เทคโนโลยีครบครันทันสมัย

ห้องประชุมควรมีอุปกรณ์เทคโนโลยีที่ครบครัน และใช้งานได้สะดวก เช่น โปรเจกเตอร์, จอแสดงผล, ไมโครโฟน, Wi-Fi ที่เสถียร ปลั๊กไฟที่เพียงพอ รวมถึงเทคโนโลยีสำหรับการประชุมระยะไกล และก่อนเริ่มประชุมทุกครั้งทุกครั้ง ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าอุปกรณ์ทั้งหมดใช้งานได้อย่างสมบูรณ์  เพื่อให้การประชุมเป็นไปอย่างราบรื่น 

3. เก้าอี้นั่งสบาย

จัดจำนวนเก้าอี้ให้พอกับจำนวนผู้เข้าประชุม จัดเก้าอี้ให้เพียงพอกับจำนวนผู้เข้าประชุม เลือกเก้าอี้ที่นั่งสบาย  สามารถปรับระดับความสูงได้ เพราะการประชุมมักใช้เวลานาน การปรับเก้าอี้ให้เหมาะสม จะช่วยลดความเมื่อยล้า และเพิ่มความสะดวกสบายได้มากยิ่งขึ้น

4. ปราศจากเสียงรบกวน

ระบบเสียงในห้องประชุมควรมีความชัดเจน ได้ยินอย่างทั่วถึงไม่ว่าผู้เข้าร่วมประชุมจะนั่งอยู่ตำแหน่งไหน และควรมีการติดฉนวนกันเสียง เพื่อช่วยลดเสียงรบกวนจากภายนอก ทำให้มีสมาธิกับการประชุมมากขึ้น

5. แสงสว่างที่เพียงพอ 

ควรติดตั้งแสงสว่างในห้องให้เพียงพอ เพื่อป้องกันอาการปวดตา หรือปวดศีรษะ โดยอาจจะใช้ไฟสี Warm White เพื่อสร้างบรรยากาศที่อบอุ่น เป็นกันเอง หรือติดตั้งหน้าต่างบานใหญ่ เพื่อรับแสงจากธรรมชาติ งานวิจัยที่เผยแพร่โดย Eco Business ระบุว่า สถานที่ทำงานที่มีแสงธรรมชาติเพียงพอนั้น สามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและยอดขาย ได้ 5 - 40% เลยทีเดียว

6. อุณหภูมิ

นอกจากแสง และเสียงแล้ว อุณหภูมิภายในห้องก็มีผลต่อประสิทธิภาพในการทำงานด้วยเช่นกัน ดังนั้นการเลือกเครื่องปรับอากาศจึงควรพิจารณาให้เหมาะสมกับขนาดของห้อง และปรับอุณหภูมิให้พอดี เพื่อสร้างสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อการทำงานอย่างเต็มที่

7. เตรียมอุปกรณ์จำเป็น น้ำดื่ม และขนมขบเคี้ยว

ควรเตรียมอุปกรณ์พื้นฐาน เช่น ปากกา กระดาษ เพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงาน รวมถึงน้ำดื่ม และขนมเบาๆ ที่ช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมรู้สึกสดชื่น ตื่นตัว และลดความเครียด ความหิว จากระยะเวลาประชุมที่ยาวนาน 

การจัดห้องประชุมให้ใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพไม่ใช่เรื่องยาก สิ่งสำคัญคือต้องคำนึงถึงวัตถุประสงค์ในการใช้งานเป็นหลัก แต่หากขนาดของห้องประชุมที่มีไม่เพียงพอ หรืออุปกรณ์ไม่พร้อม การใช้บริการห้องประชุมให้เช่าก็เป็นทางเลือกที่ดี เพราะมีสิ่งอำนวยความสะดวกที่จำเป็นครบครัน แถมบางแห่งยังมีบริการเสริม เช่น บริการอาหาร เครื่องดื่ม รับส่งเอกสาร หรือพนักงานต้อนรับ ให้อีกด้วย