ย้ายออฟฟิศใหม่อย่าลืมแจ้งราชการ! สรุปกำหนดวันแจ้งย้ายที่อยู่บริษัทต่อกรมพัฒน์ฯ สรรพากร และประกันสังคม พร้อมเอกสารที่ต้องใช้ เพื่อป้องกันค่าปรับจากการแจ้งช้า

การขยับขยายธุรกิจหรือย้ายออฟฟิศใหม่ถือเป็นเรื่องมงคลและการเติบโต แต่ท่ามกลางความวุ่นวายของการขนย้ายของและตกแต่งสถานที่ ผู้ประกอบการหลายท่านมักลืมเรื่องสำคัญที่สุดนั่นคือ การแจ้งย้ายที่อยู่กับทางราชการ ซึ่งแต่ละหน่วยงานมีกำหนดเวลาที่แตกต่างกัน หากดำเนินการไม่ทันตามกำหนด อาจมีโทษปรับตามมาโดยไม่รู้ตัว วันนี้เราจะมาไขข้อสงสัยเรื่องนี้ให้ทุกคนทราบกัน

กำหนดเวลาในการแจ้งย้ายที่อยู่ต่อนายทะเบียน

การย้ายที่ตั้งสำนักงานใหญ่ ไม่ได้แจ้งที่เดียวแล้วจบ แต่ต้องแจ้งถึง 3 หน่วยงานหลัก โดยมีระยะเวลาที่ต้องระวัง ดังนี้

1. กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD)

หน่วยงานแรกที่ต้องนึกถึงคือกรมพัฒน์ฯ เพราะเป็นนายทะเบียนข้อมูลหลักของบริษัท กฎหมายกำหนดให้ต้องยื่นจดทะเบียนแก้ไขที่ตั้งสำนักงาน ภายใน 14 วัน นับตั้งแต่วันที่ย้ายที่อยู่ (วันที่ระบุในมติที่ประชุมคณะกรรมการหรือผู้ถือหุ้น) หากเป็นจังหวัดเดิมขั้นตอนจะไม่ซับซ้อน แต่หากย้ายข้ามจังหวัดจะต้องมีขั้นตอนการลงประกาศหนังสือพิมพ์เพิ่มเติมด้วย

2. กรมสรรพากร

สำหรับบริษัทที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) นี่คือจุดที่ต้องระวังที่สุด เพราะคุณต้องแจ้งย้าย ก่อนวันย้ายจริงไม่น้อยกว่า 15 วัน โดยยื่นแบบ ภ.พ.09 ทั้ง ณ สรรพากรพื้นที่เดิม (แจ้งย้ายออก) และสรรพากรพื้นที่ใหม่ (แจ้งย้ายเข้า) หากย้ายไปแล้วค่อยมาแจ้งทีหลัง จะถือว่ามีความผิดและโดนปรับทันที

3. สำนักงานประกันสังคม (SSO)

หากบริษัทมีพนักงานและขึ้นทะเบียนนายจ้างไว้ ต้องแจ้งเปลี่ยนแปลงข้อเท็จจริงนายจ้าง (ย้ายสถานประกอบการ) ต่อสำนักงานประกันสังคม ภายใน 15 วัน นับจากวันที่ย้าย เพื่อให้สิทธิประโยชน์ของพนักงานและการส่งเงินสมทบเป็นไปอย่างต่อเนื่องไม่ติดขัด

เอกสารสำคัญที่ต้องเตรียมสำหรับการแจ้งย้ายที่อยู่

การเตรียมเอกสารให้ครบจะช่วยให้การยื่นเรื่องรวดเร็วขึ้น โดยเอกสารหลัก ๆ ที่ต้องใช้ ได้แก่

• สำเนาหนังสือรับรองบริษัท และบัตรประชาชนกรรมการ
• รายงานการประชุมคณะกรรมการ หรือมติที่ประชุมผู้ถือหุ้น (ระบุวันที่จะย้าย)
• แผนที่ตั้งสำนักงานใหม่
• หลักฐานการใช้อาคาร เช่น สัญญาเช่า, หนังสือยินยอมให้ใช้สถานที่, สำเนาทะเบียนบ้านของที่ตั้งใหม่
• แบบฟอร์มของแต่ละหน่วยงาน (เช่น ภ.พ.09 ของสรรพากร, สปส.6-09 ของประกันสังคม)

บทลงโทษและค่าปรับหากแจ้งย้ายล่าช้าเกินกำหนด

การเพิกเฉยหรือล่าช้ามีค่าปรับที่ต้องจ่าย ดังนี้

• กรมพัฒน์ฯ : ยื่นเกิน 14 วัน มีโทษปรับสูงสุดไม่เกิน 20,000 บาท (โดยปกติค่าปรับขั้นต่ำประมาณ 2,000 บาท ขึ้นอยู่กับระยะเวลาที่ล่าช้า)
• สรรพากร : แจ้งย้ายล่าช้า มีโทษปรับทางอาญาไม่เกิน 2,000 บาท และอาจมีปัญหากับใบกำกับภาษีที่ออกในช่วงที่ยังไม่แจ้งย้าย
• ประกันสังคม : มีระวางโทษจำคุกไม่เกิน 6 เดือน หรือปรับไม่เกิน 20,000 บาท หรือทั้งจำทั้งปรับ

การย้ายที่อยู่บริษัทไม่ใช่แค่เรื่องของการขนของ แต่เป็นเรื่องของเอกสารทางกฎหมายที่ต้องจัดการให้ตรงเวลา โดยเฉพาะเรื่องของสรรพากรที่ต้องวางแผนล่วงหน้า "ก่อน" ย้ายจริง เพื่อไม่ให้ธุรกิจสะดุดในวันเริ่มต้นที่ทำงานใหม่

หากคุณกำลังวางแผนย้ายออฟฟิศและไม่อยากปวดหัวกับการวิ่งเต้นเอกสารหลายหน่วยงาน ให้ Build Me Up Consultant ช่วยจัดการแทนคุณ ติดต่อสอบถามบริการเพิ่มเติมได้ที่ โทร. 0925863663 , 021245303 Facebook : Build Me Up Consultant Line : @bmu001