นักบริหารด้านการตลาดและประชาสัมพันธ์แถวหน้าของเมืองไทย เผย 3 เทคนิคสื่อสารในภาวะวิกฤติ หรือ CrisisCommunication Management ที่นักสื่อสารจำเป็นต้องมี

ดร.ดนัย จันทร์เจ้าฉายประธานที่ปรึกษา บริษัท ดีซีคอนซัลแทนส์ แอนด์ มาร์เก็ตติ้งคอมมูนิเคชันส์ จำกัด ธุรกิจให้บริการด้านการปรึกษางานประชาสัมพันธ์แนวหน้าของเมืองไทยกล่าวว่า “บริษัทเราเป็น PR Agency ที่ได้รับผลกระทบเหมือนกันกับธุรกิจอื่นๆ แต่อาจจะแตกต่างกันในบริบทของธุรกิจ ซึ่งในวิกฤติสถานการณ์ช่วงนี้ อันดับแรกเราให้ความสำคัญและทำหน้าที่เป็นที่ปรึกษาที่ดีให้กับลูกค้า โดยเฉพาะอย่างยิ่งเรื่องการจัดการการสื่อสารในภาวะวิกฤติโรคไวรัสโควิด-19 ที่จะต้องตั้งรับ ปรับจูนให้ลูกค้าได้มีความเข้าใจอย่างเท่าทันในเรื่องของการรับมือ รวมถึงแนวทางการสื่อสารที่จำเป็นเพื่อนำไปปรับประยุกต์ใช้จริง

แม้ในช่วงวิกฤตินี้ ประเทศไทย ได้ประกาศใช้ พ.ร.ก.ฉุกเฉินห้ามบุคคลออกนอกเคหสถานทั่วประเทศในช่วงเวลา 22.00-04.00 น. รวมถึงการเว้นระยะห่างทางสังคม (Social Distancing)หนึ่งในมาตรการลดการแพร่ระบาดของเชื้อที่ติดต่อทางละอองฝอยหรือการสัมผัส ที่หลายๆ องค์กรได้มีมติให้พนักงาน Work from Home ในทางกลับกันเราก็ได้พลิกวิกฤตินี้ให้เป็นโอกาสสำหรับลูกค้าได้รับความรู้และผลประโยชน์ในเรื่องการจัดการสื่อสารในภาวะวิกฤติ โดยจัดการอบรมออนไลน์ให้กับลูกค้าในรูปแบบ VDO Conference นำร่องหน่วยงานแรกคือกรมสรรพากร เราได้แชร์แนวคิด เทคนิคการสื่อสารรวมไปถึงกลยุทธ์ของการสื่อสารในภาวะวิกฤติที่ผู้เข้าอบรมครั้งนี้นำไปต่อยอดและสามารถปรับใช้ได้จริง”

ทั้งนี้ ดร.ดนัย ได้แนะนำให้ลูกค้าในการอบรมออนไลน์ รวมถึงหน่วยงานต่างๆ ได้ยึดหลักสำคัญในการสื่อสารในภาวะวิกฤติ3 ประการ เพื่อสร้างความเชื่อมั่นว่าการปฏิบัติงานจะเป็นไปอย่างต่อเนื่องคือ 

ดร.ดนัย จันทร์เจ้าฉาย

1) ต้องวางแผนการสื่อสารทั้งภายในและภายนอกองค์กรในภาวะวิกฤติ ควรวางแผนรองรับเหตุฉุกเฉินหรือ disruption ต่างๆ ให้ครอบคลุมทั้งแผนการสื่อสาร
เชิงรุกและเชิงรับ ให้ความสำคัญกับความปลอดภัยและความโปร่งใส พร้อมทั้งกำหนดทีมงาน ผู้มีส่วนในการตัดสินใจ รวมถึงมีการสื่อสารในองค์กรล่วงหน้าให้ทุกคนในองค์กรเข้าใจตรงกันเกี่ยวกับมาตรการต่างๆ เตรียมการทุกด้านที่เกี่ยวข้องให้พร้อม สามารถนำไปปฏิบัติได้ทันทีอย่างมีประสิทธิภาพ

2)การสื่อสารอย่างโปร่งใสด้วยความฉับไวทันท่วงที มีความยืดหยุ่นและจริงใจ คือหัวใจสำคัญในการเปลี่ยนวิกฤติให้เป็นโอกาส และส่งเสริมภาพลักษณ์ให้ดียิ่งขึ้น องค์กรต้องใส่ใจทุกคนในองค์กรรวมถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอย่างทั่วถึง เริ่มต้นจากการสื่อสารเพื่อสร้างความเข้าใจที่ถูกต้องเกี่ยวกับการแพร่ระบาดและการดูแลสุขภาพอนามัยของบุคลากรภายในองค์กรทั้งหมด รวมทั้งการเพิ่มมาตรการป้องกันการแพร่เชื้อ เพื่อให้กระบวนการทำงานมีความปลอดภัยมากยิ่งขึ้น พร้อมกันนี้ต้องขจัดความเชื่อและความเข้าใจที่ผิดด้วยการให้ข้อมูลที่ถูกต้องอย่างรวดเร็ว ต้องก้าวทันสถานการณ์และพร้อมชี้แจงแนวทางการรับมือ ด้วยข้อมูลที่ถูกต้องชัดเจน

3)แยก Fact vs. Fake Newsป้องกันความสับสนของข้อมูลข่าวสาร และพร้อมตอบสนองต่อสถานการณ์ได้ทุกที่ ไม่ว่าจะทำงานจากที่บ้านหรือทำงานในออฟฟิศ ทุกฝ่ายจะต้องวางแผนและเตรียมการรองรับสถานการณ์ที่คาดไม่ถึงต่างๆ เพื่อให้สามารถดำเนินงานได้อย่างต่อเนื่องไม่ติดขัด เพื่อให้ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องได้รับผลกระทบน้อยที่สุด ซึ่งในยุคนี้มีเทคโนโลยีการสื่อสารสมัยใหม่ที่เข้ามาช่วยในการสื่อสารกับสื่อมวลชนและประชาชนทั่วไป รวมถึงการสื่อสารภายในองค์กร เช่น การแถลงข่าวออนไลน์ผ่านโซเชียลมีเดียต่างๆ หรือการประชุมและจัดการอบรมผ่านแอพพลิเคชั่นที่มีให้เลือกมากขึ้นตามสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไปของโลก

แม้ว่าวิกฤตินี้จะรุนแรงขึ้นทุกวัน เราต้องสื่อสารได้ด้วยความเข้าใจอย่างถ่องแท้ เพราะวิกฤตการณ์มันอาจจะเป็นโอกาสให้กับหลายๆ องค์กรได้มีกิจกรรม ตลอดจนการสร้างคุณค่าและความรับผิดชอบต่อสังคม อันจะนำมาซึ่งชื่อเสียงที่ดีในระยะยาว แม้วิกฤติจะสิ้นสุดลงแต่ถ้าเรายึดมั่นในการสื่อสารที่ดี ภาพลักษณ์ที่สร้างขึ้นจากการสื่อสารอย่างโปร่งใส่ถึงจะผ่านไปนานแค่ไหน ก็ยังตราตรึงในหัวใจของสาธารณชนทั่วประเทศ

สำหรับองค์กรที่สนใจอบรมออนไลน์ในหลักสูตรการสื่อสารในภาวะวิกฤติและการประชาสัมพันธ์ของ บริษัท ดีซี คอนซัลแทนส์แอนด์ มาร์เก็ตติ้ง คอมมูนิเคชันส์จำกัด สามารถติดต่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่เว็บไซต์ www.dcconsultants.co.th และ Facebook@DCConsultants