วันก่อนผมมีโอกาสติดตาม นายโอภาส ทองยงค์อธิบดีกรมตรวจบัญชีสหกรณ์ และ นางสาวอัญมณี ถิรสุทธิ์ รองอธิบดีกรมตรวจบัญชีสหกรณ์ ไปเยี่ยมชมการดำเนินงานของสหกรณ์การเกษตรโพธาราม จำกัด ซึ่งเป็นสหกรณ์ที่มีระบบการจัดการทางบัญชีที่เป็นระบบ มีความโปร่งใสกับมวลสมาชิก ด้วยการนำเทคโนโลยีของกรมตรวจบัญชีสหกรณ์ เข้ามาเป็นเครื่องมือในการบริหารจัดการ นั่นคือโปรแกรมระบบบัญชีสหกรณ์ครบวงจร (FAS) ซึ่งสหกรณ์ได้ใช้ประโยชน์จากเครื่องมือดังกล่าวเป็นผลสำเร็จได้จริง นำข้อมูลต่างๆ มาช่วยวางแผนและวิเคราะห์ จนทำให้สหกรณ์มีผลการดำเนินงานที่ดีขึ้น และมีการบริหารจัดการงานที่คล่องตัว ทั้งนี้ เนื่องจาก สหกรณ์การเกษตรโพธาราม จำกัด มีการดำเนินธุรกิจ ที่หลากหลายประเภท อาทิ ธุรกิจสินเชื่อ ธุรกิจรับฝากเงิน ธุรกิจจัดหาสินค้ามาจำหน่าย ธุรกิจการให้บริการ ชั่งผลผลิตทางการเกษตร ผลิตปุ๋ยอินทรีย์ซึ่งการดำเนินงานในแต่ละกิจกรรมมีความแตกต่างกัน ทำให้เกิดความยุ่งยากในการจัดทำบัญชีที่จำเป็นต้องมีข้อมูลที่ถูกต้อง แม่นยำ เพื่อใช้ในการบริหารจัดการสหกรณ์ให้มีความโปร่งใส สร้างความเชื่อมั่นในกับสมาชิก สหกรณ์ฯ จึงได้นำโปรแกรมระบบบัญชีสหกรณ์ครบวงจร (FAS) ซึ่งเป็นโปรแกรมที่กรมตรวจบัญชีสหกรณ์พัฒนาขึ้นมาใช้ในการบริหารจัดการให้สหกรณ์มีประสิทธิภาพมากขึ้น

ผู้แทนของสหกรณ์ฯ ได้อธิบายให้ฟังว่า การใช้งานโปรแกรมระบบบัญชีที่พัฒนาโดยกรมตรวจบัญชีสหกรณ์นั้น ทางสหกรณ์ฯ ได้เริ่มใช้งานแบบครบวงจรมาตั้งแต่ปี 2551 โดยได้รับความอนุเคราะห์จากเจ้าหน้าที่ของสำนักงานตรวจบัญชีสหกรณ์ราชบุรี และสำนักงานตรวจบัญชีสหกรณ์ที่ 10 รวมทั้งเจ้าหน้าที่จากศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารในการให้บริการติดตั้ง สอนแนะ และแก้ไขปัญหาจากการใช้งานอย่างทันทีเพื่อให้สามารถให้บริการสมาชิกได้อย่างต่อเนื่องและจากการดำเนินการที่มีประสิทธิภาพ ทำให้ในปี 2554 สหกรณ์การเกษตรโพธาราม จำกัด ได้รับรางวัลดีเด่น ด้านการใช้งานโปรแกรมระบบบัญชีครบวงจร จากกรมตรวจบัญชีสหกรณ์ รวมทั้งในปี 2556 ได้รับการประกาศเกียรติคุณว่าเป็นสหกรณ์ดีเด่นด้านการปิดบัญชีเร็วสำหรับสหกรณ์ภาคเกษตร จากผู้ว่าราชการจังหวัดราชบุรี นอกจากนี้ยังได้รับการคัดเลือกเป็น “สหกรณ์ดีเด่น” ระดับจังหวัด “สหกรณ์ต้นแบบ” และได้รับการประเมินว่าเป็นหน่วยงานที่มีผลการประเมินธรรมาภิบาลในสหกรณ์อยู่ในระดับ “ดีมาก” อีกด้วย และในปัจจุบัน สหกรณ์ใช้บริการโปรแกรมระบบสมาชิกและระบบเงินให้กู้ ในการให้บริการสมาชิกด้านการดำเนินธุรกิจสินเชื่อ โดยใช้โปรแกรมระบบสินค้า ให้บริการด้านการดำเนินธุรกิจจัดหาสินค้ามาจำหน่ายและธุรกิจแปรรูป และใช้โปรแกรมระบบเงินรับฝาก ในการให้บริการด้านธุรกิจรับฝากเงิน โดยทุกโปรแกรมสหกรณ์ให้บริการแบบเต็มรูปแบบโดยสามารถจัดพิมพ์ใบกำกับสินค้า ใบเสร็จรับเงิน สมุดคู่มือสมาชิก สมุดเงินรับฝาก และสมุดคู่มือเงินกู้ โดยทุกสิ้นวันผู้รับผิดชอบแต่ละโปรแกรมจะต้องดำเนินการตรวจสอบเอกสารหลักฐานและจัดพิมพ์รายงานที่เกี่ยวข้องจัดส่งให้เจ้าหน้าที่บัญชีเพื่อใช้ในการบันทึกบัญชี และมีการสำรองข้อมูลที่เครื่องเซิร์ฟเวอร์ รวมทั้งจัดเก็บข้อมูลชุดสำรองไว้ตามระเบียบว่าด้วยมาตรฐานขั้นต่ำสำหรับสหกรณ์ที่ใช้โปรแกรมระบบบัญชีในการประมวลผลข้อมูล

ซึ่งจากที่ผมได้ดูการสาธิตการบันทึกรายการในโปรแกรมระบบบัญชีครบวงจร (FAS) พบว่ามีขั้นตอนที่ไม่ยุ่งยากหรือซับซ้อนเลย เข้าใจง่าย และสามารถจัดทำได้อย่างรวดเร็ว สามารถใช้ข้อมูลของแต่ละโปรแกรมในการตรวจสอบกระทบยอดกับโปรแกรมระบบบัญชีแยกประเภทได้ทุกสิ้นวัน และในการปิดบัญชีประจำปีสามารถจัดพิมพ์รายงานการเคลื่อนไหวและยอดคงเหลือต่าง ๆ ในการจัดทำรายละเอียดประกอบงบการเงินเพื่อจัดส่งให้ผู้สอบบัญชีได้ นอกจากนี้ทุกสิ้นวันหลังจากมีการสอบทานการบันทึกบัญชีแล้ว ได้ดำเนินการอัพโหลดข้อมูลทางการเงินการบัญชีขึ้นไว้ในระบบฐานข้อมูลของกรมตรวจบัญชีสหกรณ์ เพื่อให้คณะกรรมการ ผู้ตรวจสอบ และสมาชิก สามารถตรวจสอบข้อมูลผลการดำเนินงาน การดำเนินธุรกิจ และการทำธุรกรรมทางการเงินต่าง ๆ ได้ทันทีทุกสิ้นวันผ่านแอพพลิเคชั่นที่พัฒนาโดยกรมตรวจบัญชีสหกรณ์ ได้แก่ Smart Manage และ Smart Member ซึ่งจากนวัตกรรมดังกล่าว ได้ช่วยให้เกษตรกร สมาชิก กรรมการสหกรณ์ และผู้ที่เกี่ยวข้องได้ใช้ประโยชน์จากข้อมูลร่วมกันอย่างคุ้มค่าที่สุด

สุธิพงศ์ ถิ่นเขาน้อย